Tanni Travel - Persónuverndarstefna

Persónuverndarstefna Tanni ferðaþjónustu ehf.

Almennt
Tanni ferðaþjónusta ehf. (Tanni Travel), kt. 680593-2489, Strandgötu 14, 735 Eskifirði, leggur mikla áherslu á að vernda friðhelgi einkalífs einstaklinga og tekur persónuvernd mjög alvarlega. Félagið tryggir að öll vinnsla persónuupplýsinga sé í samræmi við gildandi persónuverndarlög, nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Í þessari tilkynningu er fjallað um hvaða persónuupplýsingum fyrirtækið safnar í tengslum við starfsemi sína og í hvaða tilgangi. Einnig er gerð grein fyrir hverjir geti fengið aðgang að upplýsingunum, hve lengi þær eru varðveittar, á hvaða lagalega grundvelli vinnslan byggir og hvaða réttindi einstaklingar hafa.

Hvað eru persónuupplýsingar og vinnsla þeirra?
Persónuupplýsingar eru allar upplýsingar sem tengja má við tiltekinn eða auðkennanlegan einstakling, svo sem nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer, fjármálaupplýsingar, heilsufarsupplýsingar eða IP-tölu.

Vinnsla persónuupplýsinga felur í sér hvers kyns meðferð þeirra, svo sem söfnun, skráningu, varðveislu, breytingar eða eyðingu.

Að auki eru til sérstakir flokkar viðkvæmra persónuupplýsinga sem njóta sérstakrar verndar. Þar undir falla m.a. erfðafræðileg gögn, lífkennaupplýsingar, upplýsingar um kynlíf eða kynhneigð, kynþátt eða þjóðernisuppruna, stjórnmálaskoðanir, trúar- eða lífsskoðanir, aðild að stéttarfélagi og heilsufar.

Hvernig vinnur Tanni ferðaþjónusta ehf. með persónuupplýsingar?
Öll vinnsla persónuupplýsinga hjá Tanni ferðaþjónustu ehf. byggir á lögmætum grundvelli og fer fram í samræmi við ákvæði persónuverndarlaga nr. 90/2018. Félagið tryggir að eftirfarandi meginreglum sé ávallt fylgt:

• Persónuupplýsingar eru unnar á sanngjarnan, lögmætan og gagnsæjan hátt.
• Þær eru einungis safnaðar í skýrum og málefnalegum tilgangi.
• Einungis er safnað þeim upplýsingum sem nauðsynlegar eru.
• Upplýsingarnar eru varðveittar ekki lengur en nauðsyn krefur.
• Öryggi og trúnaður upplýsinganna er ávallt tryggður.

Um hvern safnar Tanni ferðaþjónusta ehf. persónuupplýsingum?
Í starfsemi okkar er nauðsynlegt að safna og vinna persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Persónuupplýsingarnar hjá fyrirtækinu geta verið um starfsfólk, viðskiptavini, verktaka og aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.

Hvaða persónuupplýsingum safnar Tanni ferðaþjónusta ehf. um þig?
Við söfnum mismunandi persónuupplýsingum um mismunandi hópa einstaklinga eftir starfsemi félagsins. Í öllum kringumstæðum kappkostum við að safna aðeins þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru í tilgangi vinnslunnar. Við söfnum og meðhöndlum eftirfarandi flokka persónuupplýsinga um umsækjendur, fyrrverandi og núverandi starfsmenn:

• grunnupplýsingar (nafn, heimilisfang, netfang osfrv.)
• mynd
• stéttarfélagsaðild
• bankaupplýsingar
• skattaupplýsingar
• upplýsingar:
• úr atvinnuumsókn
• úr ráðningarsamningi
• um launagreiðslur
• um heilsu
• úr tölvupóstsamskiptum

Við söfnum nauðsynlegum upplýsingum um viðskiptavini okkar, svo sem nafni og í sumum tilfellum kennitölu. Fyrirtækið þarf einnig að geyma nauðsynlegar samskiptaupplýsingar um verktaka og aðra þriðju aðila, svo sem nafn og netfang. Við söfnum eftirfarandi persónuupplýsingum um viðskiptavini (B2B) og tengiliði viðskiptavina þeirra (B2C): Samskipti í tölvupóstiUpplýsingarnar við söfnum þegar kemur að tölvupóstsamskiptum við viðskiptavini, tengiliði viðskiptavina og aðra er nafn, netfang og samskiptin sjálf.SamningarVið höldum samningum sem fyrirtækið gerir í starfsemi sinni. Upplýsingarnar sem við söfnum í tengslum við samninga eru auðkenningar- og samskiptaupplýsingar. Umsjón með viðskiptatengslum Upplýsingarnar sem við söfnum til að halda utan um viðskiptavini og tengiliði viðskiptavina (lögaðila), eru auðkenningar- og samskiptaupplýsingar. Innheimtuupplýsingar Upplýsingarnar sem við söfnum og vinnum við gjaldtöku Viðskiptavinir þjónustu okkar eru auðkenningar- og samskiptaupplýsingar. Þegar við þurfum að safna viðkvæmum persónuupplýsingum, svo sem heilsufarsupplýsingum og upplýsingum um aðild að stéttarfélögum starfsmanna, er sérstaklega gætt að meðhöndlun slíkra upplýsinga. Hvers vegna safnar Tanni ferðaþjónusta ehf. um þig? Tilgangurinn með því að safna upplýsingum er:

• til að geta staðið við samningsbundnar skyldur, til dæmis við samningamenn.
• til að geta veitt viðskiptavinum umbeðna þjónustu.
• til að gæta lögmætra hagsmuna félagsins, til dæmis með öryggismyndavélum í öryggis- og eignastýringarskyni.

Á hvaða lagagrundvelli vinnur Tanni ferðaþjónusta ehf. persónuupplýsingar þínar? Við söfnum og vinnum persónuupplýsingar á eftirfarandi lagagrundvelli:

• samþykki þitt.
• til að uppfylla samningsskyldu.
• til að uppfylla lagaskilyrði.
• að gæta lögmætra hagsmuna félagsins.

Hversu lengi geymir Tanni ferðaþjónusta ehf. persónuupplýsingarnar þínar? Við munum geyma gögnin þín ef það er laga- eða lagaskylda eða svo lengi sem við þurfum til að veita þér þjónustu okkar, að þeim tíma liðnum mun vera eytt. Í bókhalds- og endurskoðunarskyni gætum við varðveitt persónuupplýsingar þínar í nokkurn tíma eftir að þjónusta okkar hefur verið veitt. Upplýsingar þínar sem við notum í beinni markaðssetningu verða geymdar hjá okkur þar til þú tilkynnir okkur að þú viljir ekki lengur fá markaðsupplýsingar frá okkur. Frá hverjum safnar Tanni ferðaþjónusta ehf. upplýsingum um þig? Við söfnum persónuupplýsingum þínum beint frá þér. Ef persónuupplýsingum þriðja aðila er safnað munum við, eftir því sem við verður komið, leitast við að upplýsa viðkomandi einstakling um. Hvenær miðlar Tanni ferðaþjónusta ehf. persónuupplýsingum þínum til þriðja aðila og hvers vegna? Við deilum persónuupplýsingum til þriðja aðila sem ráðinn er af fyrirtækið til að sinna tilteknum verkefnum, svo sem þjónustuaðilum, umboðsmönnum eða verktökum. Í þessum tilvikum gerir fyrirtækið gagnavinnslusamning við viðkomandi aðila. Í slíkum samningi er meðal annars kveðið á um skyldu til að fara að Tanni ferðaþjónustu ehf., leiðbeiningum um vinnslu persónuupplýsinga og er óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Einnig er skylt að tryggja öryggi upplýsinga á viðeigandi hátt. Tanni ferðaþjónusta ehf., miðlar einnig upplýsingum til þriðja aðila þegar lög krefjast þess. Flutningur persónuupplýsinga utan Evrópska efnahagssvæðisins Tanni ferðaþjónusta ehf., veit að strangar skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til landa utan Evrópska efnahagssvæðisins. Félagið gerir það ekki undir neinum kringumstæðum nema nægar heimildir séu til þess samkvæmt lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Hver er réttur þinn? Ef þú hefur gefið samþykki þitt fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga átt þú rétt á því samkvæmt lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga til að afturkalla samþykki þitt hvenær sem er. Afturköllun samþykkis hefur ekki áhrif á lögmæti vinnslu sem byggist á samþykki fyrir afturköllun þess. Þú nýtur einnig annarra réttinda, svo sem réttar til að fá aðgang að persónuupplýsingum þínum, réttar til að fá leiðréttingu á ónákvæmum persónuupplýsingum, réttar til að fá persónuupplýsingum eytt, réttar til að biðja um takmörkun eða bælingu á persónuupplýsingum þínum og rétti til að gagnaflutningur. Hafðu í huga að réttindi þín eru ekki alltaf algjör og geta verið háð ýmsum skilyrðum. Öryggi persónuupplýsingaTanni ferðaþjónusta ehf., hefur gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Þetta þýðir meðal annars að þeir einu starfsmenn sem hafa aðgang að persónuupplýsingum eru þeir sem vinna þarf að gera. Auk þess stuðlar fyrirtækið að reglulegri fræðslu fyrir starfsmenn um öryggi og vinnslu persónuupplýsinga. Tanni ferðaþjónusta ehf., Tengiliður Nafn fyrirtækis: Tanni ferðaþjónusta ehf., Ltd.SSN. 680593-2489Heimilisfang: Strandgata 14, 735 EskifirðiTölvupóstur: tannitravel@tannitravel.isTengiliðir PersónuverndarEf þú hefur einhverjar spurningar um hvernig Tanni ferðaþjónusta ehf. meðhöndlar persónuupplýsingarnar þínar, hér eru tengiliðaupplýsingar okkar DPO:E-mail: dpo@dattacalabs.com Réttur til að leggja fram kvörtun til PersónuverndarEf þú efast um að Tanni ferðaþjónusta ehf., vinni persónuupplýsingar þínar í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, hefur þú rétt á að leggja fram kvörtun til Persónuverndar (www.personuvernd.is).Breytingar á þessari persónuverndartilkynninguÞessi persónuverndartilkynning getur breyst frá einum tíma til annars skv. möguleika á gildandi lögum og reglugerðum eða ef breytingar verða á því hvernig Tanni ferðaþjónusta ehf. vinnur með persónuupplýsingar. Þegar breytingar hafa verið gerðar taka þær gildi þegar uppfærð persónuverndarstefna hefur verið gefin út á Tanni ferðaþjónustu ehf., heimasíðu http://www.tannitravel.is/Tanni ferðaþjónusta ehf., kt. 680593-2489, Strandgötu 14, 735 Eskifirði Uppfært: september 2022

Persónuverndarstefna Tanni ferðaþjónustu ehf.

Nafn fyrirtækis: Tanni ferðaþjónusta ehf. (Tanni Travel)
Kennitala: 680593-2489
Heimilisfang: Strandgata 14, 735 Eskifirði
Tölvupóstur: tannitravel@tannitravel.is
Uppfært: september 2022

Hvaða persónuupplýsingum safnar Tanni ferðaþjónusta ehf.?

Við söfnum mismunandi upplýsingum eftir því hvaða tengsl einstaklingur hefur við fyrirtækið. Við leggjum ávallt áherslu á að safna aðeins þeim upplýsingum sem nauðsynlegar eru í tengslum við starfsemi okkar.

Umsækjendur, starfsmenn og fyrrverandi starfsmenn

Við vinnum m.a. með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga:

• Grunnupplýsingar (nafn, heimilisfang, netfang o.fl.)
• Mynd
• Stéttarfélagsaðild
• Bankaupplýsingar
• Skattaupplýsingar
• Upplýsingar úr atvinnuumsókn og ráðningarsamningi
• Upplýsingar um launagreiðslur
• Heilsufarsupplýsingar
• Upplýsingar úr tölvupóstsamskiptum

Viðskiptavinir, verktakar og aðrir samstarfsaðilar

Við vinnum m.a. með eftirfarandi upplýsingar:

• Nafn og í sumum tilfellum kennitala
• Samskiptaupplýsingar (netfang, símanúmer)
• Tölvupóstsamskipti
• Samningar (auðkenningar- og samskiptaupplýsingar)
• Upplýsingar vegna viðskiptatengsla (B2B)
• Innheimtuupplýsingar

Ef við þurfum að safna viðkvæmum persónuupplýsingum, t.d. heilsufarsgögnum eða upplýsingum um aðild að stéttarfélögum, er sérstaklega gætt að meðferð þeirra uppfylli strangar öryggiskröfur.

Tilgangur vinnslu persónuupplýsinga

Við vinnum persónuupplýsingar í eftirfarandi tilgangi:

• Til að geta staðið við samningsbundnar skyldur (t.d. við starfsfólk eða viðskiptavini)
• Til að geta veitt umbeðna þjónustu
• Til að uppfylla lagaskyldur fyrirtækisins
• Til að gæta lögmætra hagsmuna félagsins, t.d. með notkun öryggismyndavéla til öryggis- og eignavörslu

Lagagrundvöllur vinnslu

Vinnsla persónuupplýsinga okkar byggist á eftirfarandi grundvelli:

• Samþykki þitt
• Til að uppfylla samningsskyldu
• Til að uppfylla lagaskyldu
• Til að gæta lögmætra hagsmuna félagsins

Varðveislutími

Við geymum persónuupplýsingar þínar:

• svo lengi sem nauðsyn krefur til að veita þjónustu,
• ef lög eða reglur kveða á um varðveislu,
• í ákveðinn tíma í bókhalds- og endurskoðunarskyni,
• þar til þú óskar sérstaklega eftir að hætta að fá markaðsupplýsingar (ef um beinan markaðsbóskap er að ræða).

Eftir að tilgangi með varðveislu lýkur er gögnum eytt eða þau gerð ópersónugreinanleg.

Söfnun upplýsinga

• Að jafnaði söfnum við persónuupplýsingum beint frá þér.
• Ef við fáum upplýsingar frá þriðja aðila, leitast við við að upplýsa viðkomandi einstakling um það eins fljótt og auðið er.

Miðlun til þriðja aðila

Við deilum persónuupplýsingum aðeins þegar nauðsyn krefur, til dæmis með:

• þjónustuaðilum, umboðsmönnum eða verktökum sem sinna verkefnum fyrir okkar hönd,
• lögbærum yfirvöldum þegar lagaskylda krefst þess.

Í öllum tilvikum gerum við gagnavinnslusamninga sem tryggja að þriðju aðilar vinni með upplýsingarnar í samræmi við lög og leiðbeiningar Tanni ferðaþjónustu ehf.

Flutningur utan EES

Við flytjum ekki persónuupplýsingar út fyrir Evrópska efnahagssvæðið nema fyrir liggi fullnægjandi lagagrundvöllur samkvæmt lögum nr. 90/2018.

Réttindi þín

Samkvæmt lögum nr. 90/2018 átt þú rétt á:

• að afturkalla samþykki hvenær sem er (án þess að það hafi áhrif á lögmæti fyrri vinnslu),
• að fá aðgang að persónuupplýsingum sem við höfum um þig,
• að fá leiðréttingu á röngum eða ófullnægjandi upplýsingum,
• að fá gögnum eytt,
• að biðja um takmörkun vinnslu,
• að nýta rétt til gagnaflutnings.

Athugið að þessi réttindi geta verið háð ákveðnum lagalegum skilyrðum.

Öryggi persónuupplýsinga

Við höfum gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra ráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga. Aðgangur að þeim er takmarkaður við þá starfsmenn sem þurfa á þeim að halda. Einnig leggjum við áherslu á reglulega fræðslu starfsmanna um persónuvernd og öryggi gagna.

Tengiliður hjá Tanni ferðaþjónustu ehf.

Fyrirtæki: Tanni ferðaþjónusta ehf.
Kennitala: 680593-2489
Heimilisfang: Strandgata 14, 735 Eskifirði
Netfang: tannitravel@tannitravel.is

Persónuverndarfulltrúi (DPO)

Netfang: dpo@dattacalabs.com

Kvörtunarréttur

Ef þú telur að vinnsla persónuupplýsinga hjá Tanni ferðaþjónustu ehf. brjóti í bága við lög nr. 90/2018, getur þú leitað til Persónuverndar:
👉 www.personuvernd.is

Breytingar á persónuverndarstefnu

Persónuverndarstefna þessi getur tekið breytingum í samræmi við lagakröfur eða breytingar á starfsemi fyrirtækisins. Ný útgáfa tekur gildi þegar hún birtist á heimasíðu okkar:
👉 www.tannitravel.is